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Portarias, contratos,licenças, requerimentos e cartas produzidos e recebidos pela Diretoria da Colônia Caxias.

A Diretoria da Colônia foi instalada, oficialmente, como núcleo colonial localizado aos fundos da Fazenda de Nova Palmira, em 06 de novembro de 1875, quando Pedro Ferreira Coelho, foi nomeado seu primeiro Diretor. O escritório da Diretoria da Colônia localizou-se desde 1876, em área destinada a servir como sede urbana do núcleo colonial, denominada de Sede Dante, também conhecida, como Campo dos Bugres. Em 11 de abril de 1877, comunicava a Inspetoria Especial de Terras e Colonização da Província do Rio Grande do Sul ao Dr. João Dias de Castro, Vice-presidente da Província que, por ordem da Corte, a “Colônia aos Fundos de Nova Palmira” passaria a ser denominada de Colônia Caxias (ver documento BR RS APMCS DIR-D-03-180). Competia a Diretoria Colônia Caxias e aos seus funcionários, os trabalhos de demarcação das áreas destinadas ao assentamento dos imigrantes, distribuição e aquisição de lotes rurais e urbanos, recepção dos imigrantes e atendimento de suas necessidades. Ao encargo do Engenheiro-Chefe da Diretoria da Colônia ficava a coordenação de uma equipe formada por engenheiros, agrimensores, escriturários, desenhistas e auxiliares, entre eles, médico e professor. Conforme o Decreto nº. 9.182, de 12 de abril de 1884 a Colônia Caxias, passou ao regime comum das demais povoações do Império, deixando de ser colônia para ser anexada como Distrito do Município de São Sebastião do Caí.

O Arquivo da Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, como um fundo de arquivo fechado, foi produzido e acumulado por um órgão público no decorrer de suas atividades, com período predominante entre os anos de 1881 a 1897.
Apesar da Colônia Caxias ser citada em documentos do Governo da Província do RS desde 1875, os documentos anteriores ao ano de 1881 são raros. Isso talvez se explique pelo incêndio ocorrido, em 02 de fevereiro de 1879, que destruiu a casa onde funcionava a Diretoria da Colônia Caxias, bem como, seus documentos, salvando-se alguns apontamentos de Luiz Manuel de Azevedo, Tesoureiro e, na época, Diretor Interino.

Quando do repasse do acervo documental da Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, para o Arquivo Histórico Municipal, o arranjo feito por João Spadari Adami foi mantido, os maços costurados, colados e os livros.
Entre os anos de 1994 a 1995, os maços foram descosturados, os documentos foram descolados e os livros foram recuperados.
Em 1996, o acervo recebeu um tratamento documental de forma a tentar recuperar seu arranjo original. No novo arranjo do acervo procurou-se recuperar e identificar a estrutura administrativa a qual pertencia a Diretoria da Colônia Caxias e a Comissão de Terras e Medição dos Lotes.
Na organização do acervo, foram criados dois grupos documentais e 20 séries documentais dentro das quais foram classificados 1.972 documentos. Para sua identificação o arquivo recebeu o código DIR, seguido pelo número de ordem, para os documentos avulsos e o código DIR, seguido pelo número de ordem e a letra L, para os documentos encadernados.