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A Diretoria da Colônia foi instalada, oficialmente, como núcleo colonial localizado aos fundos da Fazenda de Nova Palmira, em 06 de novembro de 1875, quando Pedro Ferreira Coelho, foi nomeado seu primeiro Diretor. O escritório da Diretoria da Colônia localizou-se desde 1876, em área destinada a servir como sede urbana do núcleo colonial, denominada de Sede Dante, também conhecida, como Campo dos Bugres. Em 11 de abril de 1877, comunicava a Inspetoria Especial de Terras e Colonização da Província do Rio Grande do Sul ao Dr. João Dias de Castro, Vice-presidente da Província que, por ordem da Corte, a “Colônia aos Fundos de Nova Palmira” passaria a ser denominada de Colônia Caxias (ver documento BR RS APMCS DIR-D-03-180). Competia a Diretoria Colônia Caxias e aos seus funcionários, os trabalhos de demarcação das áreas destinadas ao assentamento dos imigrantes, distribuição e aquisição de lotes rurais e urbanos, recepção dos imigrantes e atendimento de suas necessidades. Ao encargo do Engenheiro-Chefe da Diretoria da Colônia ficava a coordenação de uma equipe formada por engenheiros, agrimensores, escriturários, desenhistas e auxiliares, entre eles, médico e professor. Conforme o Decreto nº. 9.182, de 12 de abril de 1884 a Colônia Caxias, passou ao regime comum das demais povoações do Império, deixando de ser colônia para ser anexada como Distrito do Município de São Sebastião do Caí.

O álbum fotográfico possui 67 documentos fotográficos que registram o processo de colonização e todas as atividades relacionadas à ocupação das colônias como abertura de picadas e estradas, construção das primeiras casas e capelas, a paisagem rural e os núcleos urbanos nas colônias Conde D’Eu (Garibaldi), Dona Isabel (Bento Gonçalves), Alfredo Chaves (Veranópolis) Antônio Prado e Caxias. As imagens documentam a organização das colônias, sobre um relevo íngreme, as incipientes sedes urbanas revelam ruas e logradouros ladeados por residências, cafés, hotéis, casas de negócios, igrejas e campanários. Em outras imagens a plantação de parreirais, o trabalho na construção de estradas e pontes, carretas e tropeiros, moinhos e serrarias, imagens que registram o sucesso das colônias pelo esforço dos imigrantes e pelo suporte oferecido a estes pelos representantes da Comissão de Terras. A necessidade em documentar o sucesso da colonização no Rio Grande do Sul motivou o registro dessas e de outras imagens fotográficas. A política migratória para o Brasil, empreendida pelo governo imperial no final do século XIX, exigiu a organização de representações oficiais na Itália. Em 25 de maio de 1889, chegava até o escritório da Comissão de Terras e Colonização de Caxias, um ofício assinado pelo engenheiro Manoel Maria de Carvalho, Comissário Geral do Brasil na Itália, responsável pela instalação em Gênova do escritório de informações sobre o Brasil (Item 1410 - Ofício). Nesse ofício, comunicava o engenheiro, sua pretensão em recolher material das províncias brasileiras com o objetivo de realizar a propaganda da imigração italiana e para tanto, solicitava material de divulgação, tais como mapas, livros, leis, produtos manufaturados, documentos e, entre esse material, “photographias de bom tamanho e bem tiradas”. As imagens seriam utilizadas “(...) para adornar as paredes dos escriptorios, como para formarem album com as designadas províncias e outros esclarecimentos a fim dos visitantes conhecerem os progressos de nossas províncias” Continuava descrevendo que as fotografias poderiam vir sem moldura e os mapas sem as varas de guarnição, mas que todo o material viesse duplicado, para poder ser aproveitado no escritório a ser montado também em Milão. Em outro ofício de 22 de outubro de 1889 (Item 1069 - Ofício), Carlos Leopoldo Ferreira, Engenheiro da Comissão de Terras de Caxias, notificava à Inspetoria Especial de Terras e Colonização de Porto Alegre, a necessidade de substituir fotografias, por outras em melhores condições. Infelizmente não trata o referido documento do motivo que levou a contratação do fotógrafo para realizar as imagens. O fato é que este o fez, talvez para cumprir a solicitação do representante do governo brasileiro na Itália ou quem sabe para produzir imagens que junto aos mapas, memoriais de medição, estatísticas e ofícios documentavam o trabalho dos escritórios nas colônias. Podemos perceber a intenção do fotógrafo em documentar. Procurava os melhores ângulos para registrar a colônia e seu povo, ângulos tão bons que hoje usando ferramentas tecnológicas podemos descobrir panorâmicas na mira de suas câmeras.

O acervo é formado por documentos acumulados e produzidos pela Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, tem uma trajetória peculiar. O primeiro relato da existência de um conjunto de documentos da Diretoria e Comissão de Terras reporta a um documento de 13 de novembro de 1906. Nessa data, a Intendência Municipal de Caxias, recebia um documento que relacionava documentos e peças provenientes do Escritório da Comissão de Terras da ex-colônia Caxias. A relação vinha assinada por Arnaldo Barbedo, Subdiretor da Diretoria Central da Secretaria de Obras Públicas do RS e documentava o repasse dos documentos e mobiliários daquele escritório para a Intendência Municipal de Caxias.

Nesse subfundo encontra-se um único grupo documental intitulado: Serviço de Saúde e Higiene Pública, organizado em onze séries documentais, e estas, organizadas em subséries documentais

No Subfundo denominado Segurança Pública estão reunidos grupos documentais que tratam do serviço de policiamento e segurança do município. Para atender a responsabilidade da administração municipal com a segurança, foi criada, em 1892, a Guarda Municipal cuja organização e administração competiam ao Intendente Municipal. Para a execução do serviço de policiamento e manutenção da ordem foi organizada, em 1892, a Cadeia Pública que funcionava junto a Intendência Municipal.
Nesse subfundo estão também reunidos os grupos Delegacia de Polícia - presente em Caxias, ainda em sua fase como Distrito de São Sebastião do Caí - o grupo Brigada Militar e o grupo Corpo de Bombeiros. O Corpo de Bombeiros foi mantido e administrado pela Prefeitura Municipal de Caxias do Sul desde sua criação em 1935 até 1963, quando é encampado pela Brigada Militar do RS passando a integrar o Corpo de Bombeiros do Interior - Estação de Bombeiros de Caxias do Sul.

O subfundo Transportes e Viação Pública está organizado em quatro grupos documentais

O subfundo Habitação e Ação Social está organizado em três grupos documentais: Planejamento Habitacional; Registros Fotográficos e Estudos e projetos habitacionais, e estes, organizados em séries documentais

No grupo Requerimentos e Processos Administrativos estão reunidos todos os requerimentos e solicitações encaminhados à Administração Municipal.
No grupo Recursos Humanos estão acumulados os documentos relativos à política, à administração e à execução das atividades de recursos humanos relativas aos direitos e obrigações dos servidores municipais.
No grupo Patrimônio estão reunidos os documentos relativos à administração de bens materiais, bens móveis e imóveis necessários ao desenvolvimento das atividades públicas.

O Subfundo Serviços Públicos reúne atividades consideradas necessárias, pela Administração Municipal, aos interesses da coletividade. Nesse acervo, encontramos os grupos documentais que tratam da limpeza urbana como o Serviço de Remoção de Materiais Fecais e o Serviço de Remoção de Lixo. O grupo documental formado pelo Cemitério Público Municipal, o grupo documental do Matadouro Municipal, o grupo Saneamento e o grupo Aeroporto Municipal. Devido à diversidade dos serviços e dos documentos que integram esses grupos, o nível de descrição do fundo serviços públicos, considera as séries e subséries a partir dos grupos documentais.