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O subfundo Agricultura e Criação está organizado em seis séries documentais, e estas estão organizadas em subséries documentais

O subfundo Assistência Social é formado pelo grupo documental Comissão Municipal de Amparo à Infância - COMAI, que está organizado em nove séries documentais e nove subséries documentais

A documentação do subfundo Associação Sindical foi organizada em dois grupos documentais: o Grupo Cooperativa de Consumo dos Servidores Públicos Ltda. e o Grupo Associação dos Servidores Públicos Municipais de Caxias do Sul, e estes grupos organizados em séries documentais

O Subfundo Comunicação Institucional reúne a documentação produzida para o registro e divulgação de ações e atos oficiais da Administração Municipal de Caxias do Sul
Este subfundo está organizado em um grupo documental, Assessoria de Imprensa, que está organizado em séries e subséries documentais
A série Registros Fotográficos está organizada em subséries por data, e estas em dossiês, contendo os itens, que correspondem as tiras de negativos flexíveis

O subfundo Cultura está organizado em dez grupos documentais e, estes grupos, organizados em séries, subséries e itens documentais

A documentação do subfundo Educação Pública está organizada em três grupos documentais e estes, organizados em subgrupos, séries e subséries

O acervo documental do subfundo Esporte e Lazer está organizado em cinco grupos, e o grupo Registros Fotográficos está organizado em 13 séries, por modalidades esportivas e atividades

No subfundo Finanças Públicas estão reunidos documentos relativos à previsão, proposta e execução orçamentária da Administração do Município de Caxias do Sul, operações contábeis e financeiras, documentos de comprovação de receita, balanços e prestação de contas.

A documentação refere-se àquela produzida pelo Executivo municipal e por órgãos e departamentos administrativos para sua assessoria e aconselhamento. Integra esse acervo, o grupo Governo com séries de documentos legais como atos normativos, leis, decretos, leis orgânicas e orçamentárias, portarias administrativas e documentos comprobatórios como os acordos e contratos comerciais, registrados durante toda história administrativa do município. Outras séries foram organizadas por sua natureza temática, compreendendo planos de governo, planos diretores e registros de divisões territoriais do município.
Outro grupo é formado pela correspondência expedida e recebida pela Secretaria do Gabinete, organizada por órgão produtor e agrupada por tema.
Os grupos Conselhos Municipais, Comissões Municipais, Consultoria Jurídica do Município e a Assessoria de Imprensa foram organizados por seu caráter de assessoria. Os documentos das Subprefeituras foram ordenados por órgão produtor, da mesma forma o grupo Serviços Especiais. Um arranjo temático foi dado ao Grupo Estatística e Recenseamento.