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A Diretoria da Colônia foi instalada, oficialmente, como núcleo colonial localizado aos fundos da Fazenda de Nova Palmira, em 06 de novembro de 1875, quando Pedro Ferreira Coelho, foi nomeado seu primeiro Diretor. O escritório da Diretoria da Colônia localizou-se desde 1876, em área destinada a servir como sede urbana do núcleo colonial, denominada de Sede Dante, também conhecida, como Campo dos Bugres. Em 11 de abril de 1877, comunicava a Inspetoria Especial de Terras e Colonização da Província do Rio Grande do Sul ao Dr. João Dias de Castro, Vice-presidente da Província que, por ordem da Corte, a “Colônia aos Fundos de Nova Palmira” passaria a ser denominada de Colônia Caxias (ver documento BR RS APMCS DIR-D-03-180). Competia a Diretoria Colônia Caxias e aos seus funcionários, os trabalhos de demarcação das áreas destinadas ao assentamento dos imigrantes, distribuição e aquisição de lotes rurais e urbanos, recepção dos imigrantes e atendimento de suas necessidades. Ao encargo do Engenheiro-Chefe da Diretoria da Colônia ficava a coordenação de uma equipe formada por engenheiros, agrimensores, escriturários, desenhistas e auxiliares, entre eles, médico e professor. Conforme o Decreto nº. 9.182, de 12 de abril de 1884 a Colônia Caxias, passou ao regime comum das demais povoações do Império, deixando de ser colônia para ser anexada como Distrito do Município de São Sebastião do Caí.

No subfundo Finanças Públicas estão reunidos documentos relativos à previsão, proposta e execução orçamentária da Administração do Município de Caxias do Sul, operações contábeis e financeiras, documentos de comprovação de receita, balanços e prestação de contas.

O subfundo Obras Públicas está organizado em três grupos documentais, e estes estão organizados em séries e subséries, chegando aos dossiês e itens documentais

O acervo documental do subfundo Esporte e Lazer está organizado em cinco grupos, e o grupo Registros Fotográficos está organizado em 13 séries, por modalidades esportivas e atividades

A documentação do subfundo Educação Pública está organizada em três grupos documentais e estes, organizados em subgrupos, séries e subséries

A documentação refere-se àquela produzida pelo Executivo municipal e por órgãos e departamentos administrativos para sua assessoria e aconselhamento. Integra esse acervo, o grupo Governo com séries de documentos legais como atos normativos, leis, decretos, leis orgânicas e orçamentárias, portarias administrativas e documentos comprobatórios como os acordos e contratos comerciais, registrados durante toda história administrativa do município. Outras séries foram organizadas por sua natureza temática, compreendendo planos de governo, planos diretores e registros de divisões territoriais do município.
Outro grupo é formado pela correspondência expedida e recebida pela Secretaria do Gabinete, organizada por órgão produtor e agrupada por tema.
Os grupos Conselhos Municipais, Comissões Municipais, Consultoria Jurídica do Município e a Assessoria de Imprensa foram organizados por seu caráter de assessoria. Os documentos das Subprefeituras foram ordenados por órgão produtor, da mesma forma o grupo Serviços Especiais. Um arranjo temático foi dado ao Grupo Estatística e Recenseamento.

O acervo é formado por documentos acumulados e produzidos pela Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, tem uma trajetória peculiar. O primeiro relato da existência de um conjunto de documentos da Diretoria e Comissão de Terras reporta a um documento de 13 de novembro de 1906. Nessa data, a Intendência Municipal de Caxias, recebia um documento que relacionava documentos e peças provenientes do Escritório da Comissão de Terras da ex-colônia Caxias. A relação vinha assinada por Arnaldo Barbedo, Subdiretor da Diretoria Central da Secretaria de Obras Públicas do RS e documentava o repasse dos documentos e mobiliários daquele escritório para a Intendência Municipal de Caxias.

O Subfundo Comunicação Institucional reúne a documentação produzida para o registro e divulgação de ações e atos oficiais da Administração Municipal de Caxias do Sul
Este subfundo está organizado em um grupo documental, Assessoria de Imprensa, que está organizado em séries e subséries documentais
A série Registros Fotográficos está organizada em subséries por data, e estas em dossiês, contendo os itens, que correspondem as tiras de negativos flexíveis

O subfundo Habitação e Ação Social está organizado em três grupos documentais: Planejamento Habitacional; Registros Fotográficos e Estudos e projetos habitacionais, e estes, organizados em séries documentais