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O Arquivo da Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, como um fundo de arquivo fechado, foi produzido e acumulado por um órgão público no decorrer de suas atividades, com período predominante entre os anos de 1881 a 1897.
Apesar da Colônia Caxias ser citada em documentos do Governo da Província do RS desde 1875, os documentos anteriores ao ano de 1881 são raros. Isso talvez se explique pelo incêndio ocorrido, em 02 de fevereiro de 1879, que destruiu a casa onde funcionava a Diretoria da Colônia Caxias, bem como, seus documentos, salvando-se alguns apontamentos de Luiz Manuel de Azevedo, Tesoureiro e, na época, Diretor Interino.

Quando do repasse do acervo documental da Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, para o Arquivo Histórico Municipal, o arranjo feito por João Spadari Adami foi mantido, os maços costurados, colados e os livros.
Entre os anos de 1994 a 1995, os maços foram descosturados, os documentos foram descolados e os livros foram recuperados.
Em 1996, o acervo recebeu um tratamento documental de forma a tentar recuperar seu arranjo original. No novo arranjo do acervo procurou-se recuperar e identificar a estrutura administrativa a qual pertencia a Diretoria da Colônia Caxias e a Comissão de Terras e Medição dos Lotes.
Na organização do acervo, foram criados dois grupos documentais e 20 séries documentais dentro das quais foram classificados 1.972 documentos. Para sua identificação o arquivo recebeu o código DIR, seguido pelo número de ordem, para os documentos avulsos e o código DIR, seguido pelo número de ordem e a letra L, para os documentos encadernados.

O álbum fotográfico possui 67 documentos fotográficos que registram o processo de colonização e todas as atividades relacionadas à ocupação das colônias como abertura de picadas e estradas, construção das primeiras casas e capelas, a paisagem rural e os núcleos urbanos nas colônias Conde D’Eu (Garibaldi), Dona Isabel (Bento Gonçalves), Alfredo Chaves (Veranópolis) Antônio Prado e Caxias. As imagens documentam a organização das colônias, sobre um relevo íngreme, as incipientes sedes urbanas revelam ruas e logradouros ladeados por residências, cafés, hotéis, casas de negócios, igrejas e campanários. Em outras imagens a plantação de parreirais, o trabalho na construção de estradas e pontes, carretas e tropeiros, moinhos e serrarias, imagens que registram o sucesso das colônias pelo esforço dos imigrantes e pelo suporte oferecido a estes pelos representantes da Comissão de Terras. A necessidade em documentar o sucesso da colonização no Rio Grande do Sul motivou o registro dessas e de outras imagens fotográficas. A política migratória para o Brasil, empreendida pelo governo imperial no final do século XIX, exigiu a organização de representações oficiais na Itália. Em 25 de maio de 1889, chegava até o escritório da Comissão de Terras e Colonização de Caxias, um ofício assinado pelo engenheiro Manoel Maria de Carvalho, Comissário Geral do Brasil na Itália, responsável pela instalação em Gênova do escritório de informações sobre o Brasil (Item 1410 - Ofício). Nesse ofício, comunicava o engenheiro, sua pretensão em recolher material das províncias brasileiras com o objetivo de realizar a propaganda da imigração italiana e para tanto, solicitava material de divulgação, tais como mapas, livros, leis, produtos manufaturados, documentos e, entre esse material, “photographias de bom tamanho e bem tiradas”. As imagens seriam utilizadas “(...) para adornar as paredes dos escriptorios, como para formarem album com as designadas províncias e outros esclarecimentos a fim dos visitantes conhecerem os progressos de nossas províncias” Continuava descrevendo que as fotografias poderiam vir sem moldura e os mapas sem as varas de guarnição, mas que todo o material viesse duplicado, para poder ser aproveitado no escritório a ser montado também em Milão. Em outro ofício de 22 de outubro de 1889 (Item 1069 - Ofício), Carlos Leopoldo Ferreira, Engenheiro da Comissão de Terras de Caxias, notificava à Inspetoria Especial de Terras e Colonização de Porto Alegre, a necessidade de substituir fotografias, por outras em melhores condições. Infelizmente não trata o referido documento do motivo que levou a contratação do fotógrafo para realizar as imagens. O fato é que este o fez, talvez para cumprir a solicitação do representante do governo brasileiro na Itália ou quem sabe para produzir imagens que junto aos mapas, memoriais de medição, estatísticas e ofícios documentavam o trabalho dos escritórios nas colônias. Podemos perceber a intenção do fotógrafo em documentar. Procurava os melhores ângulos para registrar a colônia e seu povo, ângulos tão bons que hoje usando ferramentas tecnológicas podemos descobrir panorâmicas na mira de suas câmeras.

O acervo é formado por documentos acumulados e produzidos pela Diretoria da Colônia e da Comissão de Terras e Medição dos Lotes da ex-colônia Caxias, tem uma trajetória peculiar. O primeiro relato da existência de um conjunto de documentos da Diretoria e Comissão de Terras reporta a um documento de 13 de novembro de 1906. Nessa data, a Intendência Municipal de Caxias, recebia um documento que relacionava documentos e peças provenientes do Escritório da Comissão de Terras da ex-colônia Caxias. A relação vinha assinada por Arnaldo Barbedo, Subdiretor da Diretoria Central da Secretaria de Obras Públicas do RS e documentava o repasse dos documentos e mobiliários daquele escritório para a Intendência Municipal de Caxias.

Atos, atestados, avisos, declarações, contratos, entre outros tipos de documentos, produzidos e recebidos pela Comissão de Terras e Medição dos Lotes.

Esta série é formada pela correspondência expedida e recebida pelos Engenheiros-Chefe da Comissão de Terras e Medição dos Lotes em Caxias. Os ofícios expedidos pela Comissão para diversos.

Correspondência entre a Comissão de Terras e Medição dos Lotes de Caxias com o Palácio do Governo da Província do Rio Grande do Sul.

Nesta série está reunida a correspondência entre a Comissão de Terras e Medição dos Lotes de Caxias com a Inspetoria Geral de Terras e Colonização. A Inspetoria Geral de Terras e Colonização, criada pelo decreto n. 6129 de 23 de fevereiro de 1876, constituía um departamento subordinado ao Ministério da Agricultura, Comércio e Obras Públicas, sediada no Rio de Janeiro. Formada pela fusão do Registro Geral das Terras Públicas e Possuídas e da Agência Oficial de Colonização, tinha como principais competências, estabelecidas pelo decreto n. 603, de 26 de julho de 1890, a extremação das terras de domínio público e particular, a demarcação, divisão e registro das terras devolutas, a legitimação de posses, concessões e sesmarias, além da fiscalização e direção de todos os serviços atinentes à emigração e colonização. Sua denominação é transformada pela lei n. 126-B, de 21 de novembro de 1892, em Agência Central de Imigração, passando a tratar exclusivamente da recepção, agasalho e transporte de imigrantes. É extinta pela lei n. 420, de 10 de dezembro de 1896.

Nesta série está reunida a correspondência entre a Comissão de Terras e Medição dos Lotes de Caxias com a Inspetoria Especial de Terras e Colonização, sediada em Porto Alegre, e subordinada à Inspetoria Geral de Terras e Colonização.

Circulares recebidas pela Comissão de Medição de Terras de Caxias da Inspetoria Especial de Terras e Colonização.