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No subfundo Finanças Públicas estão reunidos documentos relativos à previsão, proposta e execução orçamentária da Administração do Município de Caxias do Sul, operações contábeis e financeiras, documentos de comprovação de receita, balanços e prestação de contas.

O subfundo Obras Públicas está organizado em três grupos documentais, e estes estão organizados em séries e subséries, chegando aos dossiês e itens documentais

O acervo documental do subfundo Esporte e Lazer está organizado em cinco grupos, e o grupo Registros Fotográficos está organizado em 13 séries, por modalidades esportivas e atividades

A documentação do subfundo Educação Pública está organizada em três grupos documentais e estes, organizados em subgrupos, séries e subséries

A documentação refere-se àquela produzida pelo Executivo municipal e por órgãos e departamentos administrativos para sua assessoria e aconselhamento. Integra esse acervo, o grupo Governo com séries de documentos legais como atos normativos, leis, decretos, leis orgânicas e orçamentárias, portarias administrativas e documentos comprobatórios como os acordos e contratos comerciais, registrados durante toda história administrativa do município. Outras séries foram organizadas por sua natureza temática, compreendendo planos de governo, planos diretores e registros de divisões territoriais do município.
Outro grupo é formado pela correspondência expedida e recebida pela Secretaria do Gabinete, organizada por órgão produtor e agrupada por tema.
Os grupos Conselhos Municipais, Comissões Municipais, Consultoria Jurídica do Município e a Assessoria de Imprensa foram organizados por seu caráter de assessoria. Os documentos das Subprefeituras foram ordenados por órgão produtor, da mesma forma o grupo Serviços Especiais. Um arranjo temático foi dado ao Grupo Estatística e Recenseamento.

O Subfundo Comunicação Institucional reúne a documentação produzida para o registro e divulgação de ações e atos oficiais da Administração Municipal de Caxias do Sul
Este subfundo está organizado em um grupo documental, Assessoria de Imprensa, que está organizado em séries e subséries documentais
A série Registros Fotográficos está organizada em subséries por data, e estas em dossiês, contendo os itens, que correspondem as tiras de negativos flexíveis

O subfundo Habitação e Ação Social está organizado em três grupos documentais: Planejamento Habitacional; Registros Fotográficos e Estudos e projetos habitacionais, e estes, organizados em séries documentais

No Subfundo denominado Segurança Pública estão reunidos grupos documentais que tratam do serviço de policiamento e segurança do município. Para atender a responsabilidade da administração municipal com a segurança, foi criada, em 1892, a Guarda Municipal cuja organização e administração competiam ao Intendente Municipal. Para a execução do serviço de policiamento e manutenção da ordem foi organizada, em 1892, a Cadeia Pública que funcionava junto a Intendência Municipal.
Nesse subfundo estão também reunidos os grupos Delegacia de Polícia - presente em Caxias, ainda em sua fase como Distrito de São Sebastião do Caí - o grupo Brigada Militar e o grupo Corpo de Bombeiros. O Corpo de Bombeiros foi mantido e administrado pela Prefeitura Municipal de Caxias do Sul desde sua criação em 1935 até 1963, quando é encampado pela Brigada Militar do RS passando a integrar o Corpo de Bombeiros do Interior - Estação de Bombeiros de Caxias do Sul.

O Subfundo Serviços Públicos reúne atividades consideradas necessárias, pela Administração Municipal, aos interesses da coletividade. Nesse acervo, encontramos os grupos documentais que tratam da limpeza urbana como o Serviço de Remoção de Materiais Fecais e o Serviço de Remoção de Lixo. O grupo documental formado pelo Cemitério Público Municipal, o grupo documental do Matadouro Municipal, o grupo Saneamento e o grupo Aeroporto Municipal. Devido à diversidade dos serviços e dos documentos que integram esses grupos, o nível de descrição do fundo serviços públicos, considera as séries e subséries a partir dos grupos documentais.